Small is the New Big

Posted on 16/04/2012 by Gabriel

Să ai viziune. Să ai gândire strategică. Să vezi imaginea de ansamblu. Think big. Acestea sunt cerinţe pe care un project manager le aude frecvent.

Fără îndoială, acestea sunt condiţii necesare pentru succesul unui proiect. “Think big” ajută atâta vreme cât unul dintre rolurile majore ale tale, ca manager de proiect, este să aliniezi obiectivele proiectului pe care îl coordonezi cu obiectivele strategiei de business ale companiei. “Think big” este, de asemenea, tipul potrivit de gândire atunci când vrei să înţelegi mai rapid şi mai corect ce nevoie existentă acoperă proiectul tău în cadrul companiei. “Think big” îţi trebuie şi atunci când evaluezi impactul proiectului tău asupra intregului business.

Dar, furaţi de frenezia gândirii strategice, mulţi project manageri uită adesea că “Think big” devine posibil numai printr-o planificare atentă a proiectului, în cele mai mici detalii, la fiecare etapă a acestuia. Cât de atent ai potrivit competenţele cu cerinţele pe care le ai pentru a realiza una din activităţile planificate în proiectul tău? Te-ai convins că bugetul existent nu este suficient pentru atingerea obiectivelor proiectului, ce alternative ai? Ştii exact ce durată va avea fiecare activitate? Ai estimat corect şi în cele mai mici detalii resursele de care vei avea nevoie pentru a o realiza? Ai verificat dacă resursele sunt disponibile pe data când vei avea nevoie de ele?

Nu e nimic mai reconfortant decât să ştii toate detaliile proiectului. Aceste mici detalii, planificate atent, compun întregul. “Think big” devine posibil datorită lui “think small”.

Succesul proiectului tău

Posted on 19/03/2012 by Gabriel

În ultimii ani, graţie numeroaselor training-uri de Project Management pe care le-am susţinut, am avut oportunitatea să întâlnesc nişte oameni absolut deosebiţi, cu adevărat dedicaţi proiectelor lor, foarte bine organizaţi şi deschişi la orice le-ar putea îmbunătăţi munca. Spun că a fost o oportunitate să-i întâlnesc pentru că acum, privind în urmă, îmi dau seama cât de multe am învăţat ascultându-le experienţele prin care au trecut cu proiectele pe care le-au coordonat. În acelaşi timp, mă simt mândru să ştiu că, prin training-urile pe care le-am livrat, am contribuit şi eu la dezvoltarea acestor oameni talentaţi.

Cu siguranţă, meseria de Project Manager nu e cea mai confortabilă din lume, însă la fel de sigur este faptul că, practicând-o, îţi formezi competenţe dintre cele mai diverse, datorită expunerii pe care o ai la situaţii și provocări extrem de diferite.

Oricine a implementat măcar un singur proiect de la A la Z, ştie la ce mă refer: în cadrul companiilor apare frecvent nevoia de a combina eficient tool-uri diferite, procese complexe, calendare multiple, sisteme diferite de raportare, stiluri diverse de management, bugete, termene şi echipe cu priorităţi diferite. Cum poate o companie să pună în mişcare toate acestea în aşa fel încât să obţină rezultatele dorite? Simplu, prin Project Management.

Iată de ce interesul pentru această disciplină e atât de crescut în prezent. Iată de ce Project Managerii buni sunt din ce în ce mai căutaţi pe piaţă.

Dacă sunt implementate corect, proiectele reprezintă un excelent mod de a controla costurile, termenele, munca depusă şi, poate cel mai important, se pot obţine rezultate concrete.

De-a lungul timpului, s-au dezvoltat metodologii diferite, şcoli şi comunităţi, certificări şi cărţi, ba chiar şi institute care studiază fenomenul la nivel global.

Să nu uităm însă că, atunci când primeşti un proiect nou, complex, de o importanţă strategică pentru companie, cu buget mic şi cu data de începere “ieri”, nu mai este suficient ce ştii, ci cât de bine te pricepi să aplici ceea ce ştii!

E proiectul tău şi ai vrea să iasă bine, să fie un succes! Într-o încercare rapidă de definire, putem spune că succesul unui proiect se măsoară prin gradul de atingere a obiectivelor acestuia.

Dar de ce anume ar trebui să ţii cont ca să atingi obiectivele proiectului tău?

Iată mai jos câţiva dintre factorii care pot influența succesul proiectelor. Cunoaşterea lor te-ar putea ajuta să-ţi menţii focusul pe ceea ce este cu adevărat important în implementarea proiectului tău.

Implicarea echipei de proiect

Îţi poţi defini şi planifica excelent proiectul, poţi obţine bugetul de care ai nevoie, poţi face un Gantt clar şi logic, însă când eşti gata de implementare, constaţi că oamenii de care ai nevoie nu sunt acolo! Implicarea echipei în cadrul proiectului se face din timp, iar prima întrebare la care managerul de proiect trebuie să răspundă este: de ce ar vrea aceşti oameni să se implice în acest proiect? Din momentul în care şi-a răspuns la această întrebare, managerul de proiect se poate concentra pe urmatorul pas: comunicarea clară a aşteptărilor privind performanţa.

Proiectul tău este realizat de oameni, aşadar modul în care îi implici este un factor esenţial pentru succesul acestuia.

Estimări exacte ale costurilor

Dacă te-ai mai confruntat în trecut cu situaţii asemănătoare, atunci probabil îţi este mai uşor să estimezi costurile proiectului pe care îl ai acum în faţă. Dacă nu, nu contează prea tare, rolul tău este, oricum, să estimezi corect! Iar pentru asta îţi reactivezi toate resursele disponibile: întrebi un expert, verifici dacă în companie s-au mai făcut cheltuieli asemănătoare în trecut, faci un brainstroming cu echipa etc. Să ai estimări cât mai realiste ale costurilor încă de la începutul proiectului nu e un lucru pe care să-l poţi neglija. Am văzut proiecte pentru care s-au estimat iniţial sume enorme şi care ulterior au fost şi primite, iar in implementare abia dacă s-a cheltuit jumătate din sumă. Pe lângă blocajul financiar care s-a produs (banii puteau fi totuşi folosiţi la altceva în acel timp!), un efect te-ar putea interesa direct: credibilitatea Project Managerului, în astfel de situaţii, are enorm de suferit.

Eficienţa planificării şi controlului

Sigur că, în cadrul proiectului tău, ai oricând opțiunea de a-ți organiza munca așa cum te-ai obișnuit tu până acum, pe baza a ceea ce ai identificat tu ca „best practices” în proiectele de care te-ai ocupat anterior. Însă, pentru a-ți planifica mai eficient toată activitatea și pentru a controla mai bine rezultatele, este indicat să folosești un proces coerent și niște tool-uri care și-au dovedit deja eficiența în Project Management. Fără acestea, este ca și cum ai conduce cu frâna de mână trasă, dar ai vrea totuși să prinzi viteză.

Este evident că o planificare eficientă a proiectului reprezintă unul dintre factorii esențiali de succes ai acestuia. Îți propun să faci un mic exercițiu de sinceritate și să-ți răspunzi la întrebarea: cât de eficient ți-ai planificat proiectul la care lucrezi în prezent?

Manager de proiect pe teren

Toate acele lucruri pe care le-ai planificat în detaliu nu se vor implementa de la sine. Managerul de proiect este cel care trebuie să se asigure că activitățile planificate se și realizează, iar acest lucru nu se poate face doar stând la birou.

Pentru o monitorizare a proiectului în timp real, este necesar ca managerul de proiect să-și petreacă un procent important din timpul său “pe teren”, printre echipele implicate, comunicând, oferind sprijin, răspunzând la întrebări, comparând ceea ce s-a planificat cu ceea ce s-a realizat.

Aceștia sunt doar câțiva dintre factorii care pot influența succesul proiectelor tale.

Câtă atenție acorzi acestor factori în cadrul proiectelor pe care le coordonezi în prezent?

De ce muncim?

Posted on 26/02/2012 by Gabriel

Vă propun să aruncăm o privire asupra unui subiect care ne atinge pe toţi din ce în ce mai mult: motivaţia de a munci.

Condiţiile economice din ultimii ani i-au făcut pe mulţi să considere că loialitatea angajaţilor a fost condusă pe ultimul drum. În companiile româneşti fluctuaţia de personal (turn-over rate) a cunoscut atât de multe modificări într-o perioadă atât de scurtă, încât motivaţiile şi comportamentele anagajaţilor nu mai sunt aproape deloc previzibile. Vechile pattern-uri nu mai există acum, în 2012. Pe scurt, fiecare îşi urmează propriul interes într-un mediu nou şi dur, iar relaţiile dintre angajaţi şi angajatori devin simple tranzacţii. De asemenea, companiile “protectoare”, care ofereau un “cămin cald”, au fost forţate de noile condiţii de piaţă să-şi reconfigureze relaţia cu acei angajaţi care vroiau o carieră pe viaţă în cadrul acestora; unii au fost concediaţi, alţii au fost numiţi pe alte posturi, alţii au primit sarcini noi, scoţându-i din zona de confort.

Cu toate schimbările din ultimii ani, un lucru rămâne valabil şi astăzi: performanţa unei companii este direct influenţată de performanţa angajaţilor ei. Prima întrebare este: ce poate face acum o companie pentru a-şi menţine angajaţii buni? Iar a doua întrebare este: ce poate face acum o companie pentru a-şi menţine motivaţi angajaţii buni?

Este evident că, pentru a răspunde la aceste două întrebări, angajatorii trebuie să acorde acum, mai mult decât în trecut, o mai mare atenţie angajaţilor talentaţi, să le înţeleagă nevoile şi ce îi motivează pe aceştia să rămână şi să obţină performanţele dorite.

Prin urmare, aş spune că loialitatea angajaţilor n-a murit, dar s-a modificat radical. În acest context, cât de bine…

…cunosc companiile motivaţiile propriilor angajaţi?

E clar că fiecare dintre noi are motive diferite pentru care munceşte. De fapt, motivaţiile de a munci sunt la fel de unice precum persoanele. Există totuşi şi un numitor comun: cu toţii muncim pentru că obţinem prin munca noastră ceva de care avem nevoie. Fără îndoială, acest “ceva” pe care-l obţinem prin muncă este esenţial pentru noi, ne influenţează calitatea vieţii.

Oricât de SF ar putea suna în aceste vremuri instabile, unii oameni muncesc pur şi simplu pentru că le place ceea ce fac. Alţii pentru că le plac momentele când socializează cu colegii la o cafea. Pe alţii, rezultatele pe care le obţin în muncă îi fac să simtă că-şi aduc contribuţia la ceva mai mare decât ei înşişi, la ceva însemnat. Pentru alţii, aprecierile managerilor sau ale clienţilor lor reprezintă motive suficiente pentru a-şi continua munca cu plăcere. Unii muncesc pentru că, obţinând rezultate bune, îşi confirmă faptul că sunt valoroşi. Alţii se simt motivaţi atunci când se confruntă cu schimbări, provocări şi au probleme de rezolvat. Unii oameni au convingeri sau misiuni personale pe care şi le pot îndeplini cu succes prin muncă. Exemplele ar putea continua, dar să nu uităm un aspect de bază: oamenii muncesc pentru a-şi câştiga existenţa!

Expertul in HR Susan Heathfield aminteşte în articolul său, “What People Want From Work”, că motivaţiile pentru care muncim sunt, într-adevăr, foarte diverse, dar că aproape toată lumea munceşte pentru bani. Money pays the bills. Cu bani plătim acum creditele luate în perioada de boom economic (2000–2008), ne cumpărăm alimente şi haine, facem studii, plecăm în vacanţe şi ne permitem diverse hobby-uri. Să subestimăm importanţa banilor, ca motivaţie a oamenilor de a munci, este o mare greşeală. Un bun pachet de beneficii reprezintă unul dintre punctele forte ale unei companii care vrea să atragă şi să menţină oameni talentaţi şi implicaţi. Altfel, aceştia se vor duce la un angajator care îi va plăti mai bine. Şi totuşi…

…sunt banii suficienţi?

Timp de mulţi ani, companiile au folosit majorările de salariu, bonusurile, primele, ca mijloc de motivare şi reţinere a angajaţilor. S-a dovedit că aceste practici au avut, într-adevăr, efectul dorit, însă nu pe termen lung. Concentrându-se exclusiv pe motivarea financiară a angajaţilor, companiile stabilesc, de fapt, cu angajaţii, o relaţie de tip tranzacţional, lipsită de valori şi, implicit, de viitor. O relaţie tranzacţională este, de cele mai multe ori, o reţetă de succes pe termen scurt şi de mediocritate pe termen lung.

Deşi reprezintă baza, banii nu sunt singurul mijloc prin care se poate menţine angajaţilor motivaţia de a atinge performanţa. Pentru a-şi păstra în echipă angajaţii talentaţi, managerii ar trebui ca, pe lângă motivaţiile extrinseci, cum sunt banii, să se concentreze şi pe motivaţiile intrinseci, non-financiare. Pentru mulţi angajatori, ideea motivării non-financiare a angajaţilor poate părea atractivă în contextul reducerilor de buget din prezent, însă nu întodeauna este şi uşor de implementat.

Confruntându-se cu aceste provocări, este firesc ca angajatorii să se întrebe…

…pe ce anume ar trebui să ne concentrăm?

În primul rând, ar trebui să avem o imagine foarte clară asupra motivaţiei oamenilor de a munci.

În urmă cu câţiva ani, David Sirota, Louis A. Mischking şi Michael Irwin Meltzer de la Sirota Consulting au realizat un studiu în cadrul căruia au întrebat 2,5 milioane de angajaţi din 237 organizaţii din 89 ţări ce aşteptări au de la job-ul lor.

Rezultatele acestui studiu* arată că motivaţia angajaţilor depinde de trei factori:

Fără a intra în toate detaliile, vă propun să înţelegem puţin mai mult fiecare factor în parte:

Tratamentul echitabil al angajaţilor – să fii tratat corect în privinţa condiţiilor de bază ale angajării. Conform studiului, aceste condiţii de bază sunt:

de natură fiziologică: siguranţa mediului de lucru, un volum de muncă care să nu afecteze sănătatea psihică sau emoţională şi un confort fizic rezonabil la locul de muncă;
de natură economică: o remuneraţie satisfăcătoare, beneficii suplimentare;
de natură psihologică: a fi tratat cu respect, a avea o conducere credibilă şi consecventă, şansa reală de a-ţi fi ascultate nemulţumirile.

Sentimentul de împlinire profesională – să fii mândru de reuşitele tale prin a face lucruri care contează şi a le face bine; să-ţi fie cunoscute meritele; să fii mândru de realizările organizaţiei. După cum reiese din acest studiu, sentimentul de împlinire profesională are şase surse fundamentale:

munca provocatoare: gradul de inteligenţă, abilităţile şi aptitudinile pe care locul de muncă i le cere angajatului;
dobândirea de noi abilităţi: implicarea angajaţilor în ceea ce se numeşte “learning experiences”, posibilitatea de a învăţa;
abilitatea de a îndeplini sarcinile: angajaţii doresc să fie sprijiniţi în munca lor prin instruire, îndrumare, resurse, autoritate, informaţii şi cooperare;
percepţia importanţei muncii: pentru companie, pentru client şi pentru societate;
recunoaşterea performanţei: de la un simplu “mulţumesc” din partea managerului (recunoaştere non-financiară), până la bonusuri şi avansări bazate pe performanţă;
sentimentul de mândrie faţă de compania în care lucrează: datorită produselor, a succesului afacerii sau a calităţii liderilor.

Crearea unui climat de colegialitate între angajaţi – relaţii calde, interesante şi de cooperare cu colegii de la locul de muncă. Când muncesc, oamenii vor să se simtă bine, lucru care face ca relaţiile interpersonale să devină foarte importante. O cultură organizaţională “friendly”, care încurajează real cooperarea, comunicarea, acceptarea şi lucru în echipă este fundamentală pentru a păstra, mai ales în aceste vremuri tulburi, entuziasmul angajaţilor.

De aceea, cuvântul care descrie cel mai bine acest tip de relaţie între angajator şi angajat este parteneriat, bazat în principal pe:

tratarea ca prioritate a competenţelor angajaţilor, manifestând consideraţie, empatie şi respect;
recunoaşterea comportamentelor pozitive în echipă;
încurajarea interacţiunii şi cooperării cu membrii altor departamente.

Ignorarea acestor trei factori motivaţionali ne trimite din nou în acea relaţie tranzacţională de care aminteam mai sus. “Nu putem ignora aceste nevoi fundamentale ale oamenilor în privinţa locului de muncă şi nici entuziasmul pe care îl manifestă dacă aceste nevoi sunt satisfăcute, precum şi frustrarea, în cazul în care nu sunt satisfăcute” spun autorii studiului.

Într-o piaţă a muncii tot mai imprevizibilă, înţelegerea acestor trei factori motivaţionali de către angajatori reprezintă cheia menţinerii unui moral ridicat în rândul angajaţilor şi a obţinerii performanţelor dorite pe termen lung.

* Rezultatele studiului sunt prezentate în cartea “The Enthusiastic Employee: How Companies Profit by Giving Workers What They Want”, autori David Sirota, Louis A. Mischking şi Michael Irwin Meltzer – Pearson Education, Inc.

Să ai viziune. Să ai gândire strategică. Să vezi imaginea de ansamblu. Think big. Acestea sunt cerinţe pe care un project manager le aude frecvent.

Nu e nimic mai reconfortant decât să ştii toate detaliile proiectului. Aceste mici detalii, planificate atent, compun întregul. “Think big” devine posibil datorită lui “think small”.

Cu siguranţă, meseria de Project Manager nu e cea mai confortabilă din lume, însă la fel de sigur este faptul că, practicând-o, îţi formezi competenţe dintre cele mai diverse, datorită expunerii pe care o ai la situaţii și provocări extrem de diferite.

Iată de ce interesul pentru această disciplină e atât de crescut în prezent. Iată de ce Project Managerii buni sunt din ce în ce mai căutaţi pe piaţă.

Dacă sunt implementate corect, proiectele reprezintă un excelent mod de a controla costurile, termenele, munca depusă şi, poate cel mai important, se pot obţine rezultate concrete.

De-a lungul timpului, s-au dezvoltat metodologii diferite, şcoli şi comunităţi, certificări şi cărţi, ba chiar şi institute care studiază fenomenul la nivel global.

Să nu uităm însă că, atunci când primeşti un proiect nou, complex, de o importanţă strategică pentru companie, cu buget mic şi cu data de începere “ieri”, nu mai este suficient ce ştii, ci cât de bine te pricepi să aplici ceea ce ştii!

E proiectul tău şi ai vrea să iasă bine, să fie un succes! Într-o încercare rapidă de definire, putem spune că succesul unui proiect se măsoară prin gradul de atingere a obiectivelor acestuia.

Dar de ce anume ar trebui să ţii cont ca să atingi obiectivele proiectului tău?

Iată mai jos câţiva dintre factorii care pot influența succesul proiectelor. Cunoaşterea lor te-ar putea ajuta să-ţi menţii focusul pe ceea ce este cu adevărat important în implementarea proiectului tău.

Implicarea echipei de proiect

Proiectul tău este realizat de oameni, aşadar modul în care îi implici este un factor esenţial pentru succesul acestuia.

Estimări exacte ale costurilor

Eficienţa planificării şi controlului

Este evident că o planificare eficientă a proiectului reprezintă unul dintre factorii esențiali de succes ai acestuia. Îți propun să faci un mic exercițiu de sinceritate și să-ți răspunzi la întrebarea: cât de eficient ți-ai planificat proiectul la care lucrezi în prezent?

Manager de proiect pe teren

Toate acele lucruri pe care le-ai planificat în detaliu nu se vor implementa de la sine. Managerul de proiect este cel care trebuie să se asigure că activitățile planificate se și realizează, iar acest lucru nu se poate face doar stând la birou.

Aceștia sunt doar câțiva dintre factorii care pot influența succesul proiectelor tale.

Câtă atenție acorzi acestor factori în cadrul proiectelor pe care le coordonezi în prezent?

Vă propun să aruncăm o privire asupra unui subiect care ne atinge pe toţi din ce în ce mai mult: motivaţia de a munci.

Este evident că, pentru a răspunde la aceste două întrebări, angajatorii trebuie să acorde acum, mai mult decât în trecut, o mai mare atenţie angajaţilor talentaţi, să le înţeleagă nevoile şi ce îi motivează pe aceştia să rămână şi să obţină performanţele dorite.

Prin urmare, aş spune că loialitatea angajaţilor n-a murit, dar s-a modificat radical. În acest context, cât de bine…

…cunosc companiile motivaţiile propriilor angajaţi?

…sunt banii suficienţi?

Confruntându-se cu aceste provocări, este firesc ca angajatorii să se întrebe…

…pe ce anume ar trebui să ne concentrăm?

În primul rând, ar trebui să avem o imagine foarte clară asupra motivaţiei oamenilor de a munci.

În urmă cu câţiva ani, David Sirota, Louis A. Mischking şi Michael Irwin Meltzer de la Sirota Consulting au realizat un studiu în cadrul căruia au întrebat 2,5 milioane de angajaţi din 237 organizaţii din 89 ţări ce aşteptări au de la job-ul lor.

Rezultatele acestui studiu* arată că motivaţia angajaţilor depinde de trei factori:

Fără a intra în toate detaliile, vă propun să înţelegem puţin mai mult fiecare factor în parte:

Tratamentul echitabil al angajaţilor – să fii tratat corect în privinţa condiţiilor de bază ale angajării. Conform studiului, aceste condiţii de bază sunt:

de natură fiziologică: siguranţa mediului de lucru, un volum de muncă care să nu afecteze sănătatea psihică sau emoţională şi un confort fizic rezonabil la locul de muncă;

de natură economică: o remuneraţie satisfăcătoare, beneficii suplimentare;

de natură psihologică: a fi tratat cu respect, a avea o conducere credibilă şi consecventă, şansa reală de a-ţi fi ascultate nemulţumirile.

De aceea, cuvântul care descrie cel mai bine acest tip de relaţie între angajator şi angajat este parteneriat, bazat în principal pe:

Într-o piaţă a muncii tot mai imprevizibilă, înţelegerea acestor trei factori motivaţionali de către angajatori reprezintă cheia menţinerii unui moral ridicat în rândul angajaţilor şi a obţinerii performanţelor dorite pe termen lung.

* Rezultatele studiului sunt prezentate în cartea “The Enthusiastic Employee: How Companies Profit by Giving Workers What They Want”, autori David Sirota, Louis A. Mischking şi Michael Irwin Meltzer – Pearson Education, Inc.